Vågar du räkna på hur stor del av din arbetstid som går åt för möten? En tredjedel? Hälften? Ännu mer? Visste du att ett standardmöte på 90 minuter med en handfull deltagare kostar över 5000 kronor, endast i tid! Organisationers stora huvudvärk idag är otydlighet och ineffektivitet, känslan att möten bara skapar fler likadana möten är stor. Tur är det väl då att det finns enkla men ack så viktiga saker du kan göra för att öka effektiviteten på möten, stora som små.
1. Varför? Den ständiga frågan som har så många funktioner, så även på möten.
- Varför arrangeras detta mötet? Vad är syftet och målsättningen?
- Varför är jag med? Vad väntas jag bidra med och vad väntar jag mig av de andra?
- Varför gör vi som vi gör?
Testa att svara på ovan UTAN att säga ”för att så har vi ju alltid gjort”. Att förstå VARFÖR vi som bolag levererar tjänster eller produkter på ett visst sätt är till viss del att arbeta värdebaserat, och i det arbetet krävs i stor utsträckning möten i alla led, men man måste alltid våga ifråga sätta ett mötets varande i grund och botten.
2. Boka en, för mötet, ändamålsenlig lokal. En lokal är mer än fyra väggar med möbler. Fundera kring vart rent geografiskt ni vill vara baserat på syftet med mötet. Våga ifrågasätta onödigt resande! Är det därför fler och fler arrangerar sin konferens i Göteborg, Stockholm och andra storstadsregioner? Lokaler med stor flexibilitet gör att man under mötet kan variera sig och låta agendan styra sittningen exempelvis? Användarvänlig uppdaterad teknik som man själv styr över är idag ett måste, och då pratar vi inte bara en projektor för att visa powerpoint-bilder på! Idag på möten varvar man videomöten med VR-turer, man bikups-surrar och man lyssnar. Se till att lokalen är anpassad så slipper första halvtimmen på mötet vigas åt tekniskt strul och ommöblering.
3. En, innan mötets start, utskickad tydlig agenda ger en lugnare start av mötet. Se till att alla är på plats i god tid. Att ”landa” med en kopp kaffe medan man går igenom agendan ger en bra start och får alla ”härvarande” på mötet. Utse en ”mötespolis” om ni vet med er att det blir svårt att hålla sig till ämnet eller tiden! Kanske skapar detta dessutom mer delaktighet och avlastar den som leder mötet? Dyker det upp saker som är viktiga men ej på ämnet, skriv det på en postit-lapp, häng det på en ”parkeringsplats”. Dokumentera rätt saker! Se till att era ”action-points” är tydliga med ansvarig person och deadline. Missa inte kollegor utanför mötet som bör ta del av protokollet/besluten. Våga vara självkritiska på slutet – avsätt ett par minuter för att prata kring ”vad gjorde vi bra på mötet?” ”Vad kan vi göra annorlunda nästa gång?”.
4. Förbjud alla devices som inte används i mötet! Det är få personer som är oumbärliga under den tiden ett möte tar – ta er lyxen att kunna 100% delta i mötet mentalt utan störning. Vi ska givetvis nyttja de digitala hjälpmedel vi har, även UNDER mötet, men be deltagarna att stänga ner mailprogrammet, sätta status på chatten till ”upptagen” och istället använda datorn för mötet.
5. Maten; hygienfaktor för många men i dagens medvetna samhälle tänker fler än någonsin på vilken effekt maten har på prestationen, både mentalt och fysiskt. Våga beställa vegetariskt till lunch, bryt mönstren och servera eftermiddagsfika utan tillsatt socker. Ställ krav på din anläggning/leverantör, vi kan lova att vi ofta ser positivt på förfrågningar som vågar utmana ”normen” inom möten.
Tips från Eva Ahlm Tobisson med 20 års erfarenhet av möten i Göteborg och utomlands – nu på Chalmers konferens som har två konferensanläggningar i Centrala Göteborg.