Vår expert på finansiering och affärsutveckling, Peter Tovman, svarar på en fråga från en av våra medlemmar.
Vi har en del kunder som är sena med sina betalningar, somliga konstant sena dessutom. Vidare har vi några kunder som inte har betalat överhuvudtaget. Hur ska vi hantera situationen? Det handlar ju om likviditet och kundförluster. /Sara, ekonomiansvarig
Hej Sara, det finns dels en juridisk aspekt, dels en som handlar om kundvård. Den juridiska är att sända påminnelsebrev, och sedan inkasso. Detta är ett förfarande som du lämpligen överlåter till ett inkassoföretag. Men det handlar också om kundvård och företagets image.
Fundera på följande upplägg:
Är det småbelopp och många kunder, kan du först sända i väg ett brev i en vänlig ton, där du påtalar att kunden inte har betalat sin leverantörsskuld till er, och att ditt företag är villigt att diskutera en avbetalningsplan. Hör du inget av kunden, sänd ett nytt brev, fortfarande i en vänlig ton, hör du då inget från kunden, låt inkasso hantera situationen.
Är det inte så många kunder, kontakta dem per telefon om du har deras telefonnummer. Ett vänligt telefonsamtal från dig kan få kunden att betala eller att ni gör upp en avbetalningsplan. Och, du har dem kanske kvar som kunder framöver, om du vill det. Bekräfta i ett mail och brev till kunden var ni kommit överens om.
Är det större belopp, ring kunden i all vänlighet, kanske ni även här kan komma överens om betalning, kanske dessutom om en avbetalningsplan, bekräfta även här i mail och brev till kunden, så du har det på pränt.
Når du inte resultat med ovanstående, låt inkassobolaget ta över enligt deras rutiner.
Läs även svaret på: Hur kan vi förbättra vår likviditet i företaget?
Eller så låter du inkassobolaget ta över direkt. Men du bör måhända också fundera på upplägg som här ovan. Prata med ditt företags ägare/VD först. Det kan dessutom finnas kunder och relationer som man vill vårda extra noga, innan ett inkassobolag anlitas för att hantera situationen.
Mvh Peter