Du har förmodligen hört talas om e-fakturor och kanske använder du det redan? Vi lever i en värld som blir allt mer digitaliserad eftersom det innebär att vi kan göra saker både snabbare och smidigare, något som är företagarens ständiga eftersträvan. Om du kan jobba mer effektivt och hjälpa dina kunder snabbare, innebär det i slutändan mer pengar i kassan.
Detta leder oss in på vad som faktiskt är en av de största bovarna av tid och motivation: nämligen pappersarbetet och all administration som det innebär att driva företag, och särskilt för egenföretagaren som ofta sitter med allt detta på egen hand. E-fakturor är en del i detta, ett helt koncept som ämnar förenkla hela faktureringsprocessen både för företag och kund - där båda parter står som vinnare. Du som företagare vill få in din betalning snabbast möjligast och kunden vill gärna lägga så lite energi som möjligt på att utföra betalningen innan sista betalningsdag - en e-faktura underlättar just detta.
Tänker du nu att detta inte är något nytt och att du själv mejlat dina fakturor till dina kunder under flera års tid? Då har du inte fått hela begreppet om e-fakturor förklarat för dig, att en faktura är digital innebär inte nödvändigtvis att den hör till kategorin e-faktura. E-fakturor är något helt annat, något mer avancerat och vi som står bakom faktureringsprogrammet Zervant är övertygad om att det också är framtiden för all typ av fakturering.
Vad är då en e-faktura?
För att en e-faktura ska vara just en e-faktura måste den uppfylla två kriterier:
1. Fakturan måste vara digital under hela sin livstid, ingenting skrivs ut eller skannas.
2. Fakturan måste automatiskt gå från ett system till ett annat och informationen automatiskt överföras och registreras.
Hela idén med e-fakturering handlar alltså om att effektivisera faktureringsprocessen. Information som skickas från företag till kund på enklast möjligast vis och direkt läses in i relevant system. Betalning kan ske direkt utan att mottagaren behöver mata in någon information eller fakturabelopp.
Om e-fakturor är så fantastiskt som det låter - varför har de inte ännu tagit över marknaden?
E-fakturor finns alltså och skickas till en viss utsträckning, men varför har deras genomslag inte blivit större, snabbare? Som med det mesta finns det givetvis också utmaningar med en sådan här ny lösning. Låt oss presentera fördelarna och utmaningarna för att ge dig en bättre insikt.
Fyra fördelar med e-fakturor:
1. Enkelt! Med pappersfakturor gör du fakturan, skriver ut och postar eller mejlar den. När den når kunden ska fakturan hitta till rätt person för att sedan öppnas eller laddas ner och granskas, betalas och sparas.
E-fakturor å andra sidan skickas från ett system till ett annat, en direkt och automatisk process som inte kräver någon manuell hantering. Till följd av detta går det dessutom snabbare. Större firmor kan behöva upp till 23 dagar för att hantera en mottagen pappersfaktura (om det finns något misstag som behövs rättas till kan det dröja så länge som 90 dagar). Med e-fakturor går den här hanteringstiden ner till under 5 dagar! (Statistik från e-InvoicingBasics).
2. Detaljerat och korrekt! E-fakturor skickas i ett standardiserat format. Eftersom mottagaren vid betalning inte matar in något manuellt minskar risken för misstag till följd av den mänskliga faktorn. En bonus är också att det är enklare och säkrare att arkivera fakturorna, något som underlättar din bokföring.
3. Miljövänligt! Det här säger sig självt, med hjälp av e-fakturor kan vi tillsammans spara in mängder av onödigt slöseri av papper.
4. Lägre kostnader! En studie av Billentis från 2015 visar att företag som skickar e-fakturor i genomsnitt sparar 60 kronor per faktura (en kostnadsminskning på nästan 60%) och mottagaren sparar ännu mer.
Det innebär alltså fördelar både för köparen och leverantören. Den största fördelen handlar inte om att spara in pengar (t.ex. utskrifter och porto) utan det som verkligen gör e-fakturor unikt, är den möjliga automatiseringen. Genom att automatisera processen kan fakturor skapas, skickas och betalas betydligt snabbare än vad som tidigare varit möjligt.
4 utmaningar med e-fakturering:
1. Det krävs en investering. Som med all ny teknologi och förändringar kostar det både tid och pengar för att komma igång med e-fakturering. Enligt vice ordförande för forskning på företaget Gartner, kan det dock ge valuta redan inom ett år.
2. Olika plattformar. Det finns inte ännu ett standardiserat sätt för att skicka e-fakturor och det kan innebära att olika företag använder sig av olika plattformar och format som inte ännu är kompatibla med varandra. Dessutom är det svårt för småföretagare, då det finns få e-faktureringssystem utvecklade för dessa aktörer.
3. Lagar och regler. Olika länder har olika regelverk för vad som gäller, till exempel hur länge du måste spara fakturan och dess information. Därför gäller det att vara extra vaksam till exempel när man utvecklar en e-faktureringstjänst för olika länder.
4. Gamla vanor. Det är sällan teknologin som är den stora utmaningen för företagen utan snarare att ändra en hel kultur som människor varit vana vid under så många år. Det krävs både tid och tålamod för att göra företagsledare såväl som anställda redo för elektroniska fakturor.
Är företagarna beredda?
EU har beskrivit elektronisk fakturering som “en viktig del av en effektiv ekonomisk logistikkedja” och studier visar att detta kommer vara den stora trenden under de kommande åren. Men vad är det egentligen som ligger till grund för detta?
Elektroniken för att skicka e-fakturor har faktiskt funnits i över 30 år, men det har inte tidigare kunnat göras tillgängligt för allmänheten då det varit för dyrt och internet inte varit tillräckligt utvecklat. Idag ser läget annorlunda ut och förutsättningar är betydligt bättre. Dessutom finns ett EU-direktiv som uppmanar införa lagkrav på e-fakturor för hela den offentliga sektorn, något som bör möjliggöras i slutet av november 2018.
Vi på Zervant gör oss i dagsläget redo för den här förändringen som vi kommer få uppleva under de närmsta åren. I Finland har vi redan gjort det möjligt att skicka e-fakturor genom vårt faktureringsprogram, snart kommer detta bli tillgängligt även för den svenska marknaden och våra tre resterande marknader i Europa.
Vi är alltså redo – frågan är, är du som företagare det?
Artikeln är skriven av Zervant, om du driver eget kan du passa på att prova deras faktureringsprogram gratis under 30 dagar.