Som småföretagare är det mycket att hålla koll på och nya regler kommer hela tiden. Därför har vi samlat det viktigaste du behöver veta om AGI och hur du bäst förbereder dig. AGI, som står för ”arbetsgivardeklaration på individnivå”, infördes i ett första steg den 1 juli detta år. Den nya lagen innebär bland annat att du som arbetsgivare redovisar lön och skatteavdrag för varje anställd månadsvis. AGI kommer sedan att gälla alla företag, oavsett storlek och bransch, den 1 januari 2019.
Syftet med AGI
Skatteverket införde AGI med syftet att bland annat underlätta löneprocessen för dig som företagare och för att anställda ska kunna se sina värden på bruttolön, skatt och förmåner direkt på Skatteverkets hemsida. Skulle du som företagare exempelvis ha gjort något fel i din rapport till Skatteverket, så kan den anställde logga in och se det på en gång och slipper som nu vänta nästan i ett år. Detta innebär även att du inte behöver skicka ut kontrolluppgifter till dina anställda, då allt kommer finnas tillgängligt för dem på “mina sidor” på Skatteverket. För myndigheternas del så slipper de begära ut önskade uppgifter från företagen och kan även de hämta dem direkt från Skatteverket. Det blir även lättare för myndigheter att upptäcka skattefusk när företagen tvingas att redovisa ersättningar och skatteavdrag för varje anställd månadsvis. Sammanfattningsvis kan man säga att syftet med AGI är att:
- Minska administration och uppgiftslämnande till myndigheter
- Ge anställda, företag och myndigheter direkt tillgång till inrapporterade uppgifter
- Minska skattefusk och osund konkurrens
Vilka företag berörs redan av AGI?
De första som omfattades av regeländringen var företag som bedriver restaurang-, frisör- eller tvätteriverksamhet och som är skyldiga att föra personalliggare samt hade fler än 15 anställda den 1 juli 2018. Detsamma gäller byggverksamhet som omfattas av SNI-kod. Den första redovisningen för dessa företag ska ha varit inne den 17 augusti. Viktigt att tänka på är att den 1 januari 2019 börjar reglerna gälla samtliga arbetsgivare i Sverige.
Hur kommer det att fungera?
När lagen har börjat gälla ska du precis som tidigare lämna in arbetsgivardeklaration varje månad, men du ska även redovisa utbetalningar för arbete och skatteavdrag separat för varje anställd. Du slipper som sagt ditt tidigare rapporteringskrav till de anställda, då den månatliga lönespecifikationen kommer ersätta detta. Detta leder till en jämnare arbetsbelastning och trots att det kan tyckas att AGI medför extraarbete är det troligt att AGI i slutändan gör det behagligare att jobba med arbetsgivardeklarationen. Du slipper peaken där alla kontrolluppgifter ska skickas in på en gång och får istället något mer administration i det vardagliga arbetet.
Att tänka på redan nu:
Se över rutiner
Det är ingen hemlighet att förändringar tar tid, och ju större förändring desto längre tid. Därför rekommenderar vi att man redan nu börjar se över alla rutiner man har kring kontrolluppgifterna. Mycket tid kan sparas genom att se till att uppgifterna blir rätt från början och med smarta program och tjänster kan en stor del av arbetsbördan skötas av tekniken. Visma har flera anpassade lösningar som förenklar hanteringen av bland annat AGI och löner. Några exempel är att alla anställda rapporterar tid och avvikelser via en digital stämpelklocka eller att chefer sköter attesteringen i ett anpassat verktyg.
Tillsätt resurser
Efter att ni kartlagt rutinerna kommer ni förhoppningsvis upptäcka ifall ni har en resursbrist och kommer kunna ta höjd för det redan nu. Det är svårt att på förhand ge en uppskattning på hur mycket extraarbete AGI kommer att innebära. Däremot kan man anta att det likt fallet med GDPR kommer innebära oförutsett merarbete och den månatliga löneprocessen kommer att bli mer omfattande och kräva avstämning inför varje utbetalning. Det ställer också högre krav på att de uppgifter som ligger till grund för rapporteringen är korrekta från början. Om ni känner en osäkerhet så kanske en extern konsult redan nu kan hjälpa er att komma igång.
Säkerställ att lönesystemet har stöd för AGI
Skatteverket har sedan uppstarten av AGI bjudit in flera stora svenska leverantörer av lönesystem, exempelvis Visma, som har anpassat sitt löneprogram Visma Lön efter den nya lagen. Så gör en check för att se om ert system har ett uttalat och användarvänligt stöd för AGI. Tiden går som bekant fort och det kan löna sig att redan nu börja leta efter en kompetent och kunnig samarbetspartner.